Contrôle des autorités de tutelle : les bonnes pratiques à adopter

Les contrôles font partie intégrante du métier de conseiller en gestion de patrimoine, menés par l’autorité compétente en fonction de ses statuts et de la nature de son activité commerciale. 

• Les conseillers en investissement financiers (CIF) sont placés sous le contrôle de l’Autorité des marchés financiers (AMF) et des associations professionnelles agréées.
• Les intermédiaires en assurance (IAS) sont supervisés par l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR). Les associations professionnelles agréées interviennent uniquement dans le contrôle aux conditions d’accès et d’exercice à cette profession.
• Les intermédiaires en opération de banque et services de paiement (IOBSP) sont également sous la tutelle de l’ACPR. Les associations professionnelles agréées interviennent uniquement dans le contrôle aux conditions d’accès et d’exercice à cette profession.
• Les intermédiaires immobiliers sont encadrés par la Chambre du commerce et d’industrie (CCI) et de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF). 

Un professionnel exerçant sous plusieurs statuts pourra donc faire l’objet d’un contrôle sur chacun de ses périmètres ce qui nécessite une organisation rigoureuse afin d’être en conformité au regard de l’ensemble de ses obligations. 

Les contrôles peuvent s’effectuer à distance, par simple échange de pièces. Lorsque la situation requiert une analyse plus en profondeur, un contrôleur mandaté par l’autorité de tutelle ou l’association professionnelle se rend directement au cabinet. À cette occasion, il peut demander à consulter l’ensemble des documents (registres, contrats, pièces comptables…), le plus souvent sur un historique de 3 ans, ainsi que l’accès aux outils informatiques. 

Le contrôleur est également habilité pour mener des entretiens avec les collaborateurs, mais aussi échanger avec des clients du cabinet, notamment pour s’assurer que l’information relative aux produits commercialisés a été correctement délivrée. Pour rappel, ce contrôleur est soumis au secret professionnel. 

Une mauvaise connaissance des procédures ou un manque d’organisation peuvent fragiliser le fonctionnement du cabinet.

Tout d’abord en pesant sur l’activité commerciale. En effet, un contrôle s’étale en moyenne sur 6 mois(depuis la lettre de mission jusqu’au rapport de contrôle), période au cours de laquelle le cabinet doit répondre avec réactivité et diligence aux différentes demandes. Cette mobilisation peut peser sur le temps habituellement dédié aux clients et au développement de nouvelles affaires. 

D’où l’importance d’être rigoureusement à jour dans ses procédures réglementaires, et d’en assurer la traçabilité. Le cabinet doit par exemple, être en mesure de prouver sa conformité en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, de respect des règles destinées à protéger les clients ou encore de formation annuelle des collaborateurs. Le tout dans les délais de réponse impartis. 

Dans les situations les plus extrêmes, les autorités de contrôle peuvent aller jusqu’à prononcer des sanctions, qui affecteront la réputation du cabinet visé et entrainer des conséquences financières non négligeables sur la personne morale et/ou sur la personne physique de son ou ses dirigeants (sanctions pécuniaires, interdiction d’exercice provisoire et/ou définitive…). 

Dans la majorité des cas, les manquements constatés relèvent davantage d’une mauvaise maitrise des obligations réglementaires que d’une volonté délibérée de frauder. La préparation et l’anticipation des contrôles constituent donc un enjeu majeur pour les cabinets. Les associations professionnelles jouent à cet égard un travail pédagogique essentiel, tout comme les dispositifs de formations qui peuvent servir à connaitre le déroulement d’un contrôle et les bonnes pratiques à adopter. 

Une procédure de contrôle s’inscrit sur le long terme. Si le contrôle en tant que tel s’étale en moyenne sur 6 mois, sa durée peut atteindre un an lorsqu’il donne lieu à une lettre de suite et à une notification des griefs. Et bien au-delà, s’il y a un passage en commission de sanction.

Certaines bonnes pratiques permettent de fluidifier les échanges et d’optimiser le déroulement de la procédure : 

• Prendre le temps de présenter l’organisation du cabinet : expliquer la composition et le fonctionnement de l’entité, les process internes, les dispositifs de contrôle mis en place. Ces informations permettent au contrôleur d’avoir une vision claire et exhaustive de l’activité.  
• Faire preuve de disponibilité et de pédagogie : répondre de manière précise à toutes les questions, dans le respect des délais impartis, et se présenter à toutes les auditions. 
• Tenir un inventaire des éléments transmis : conserver la trace des pièces transmises, ainsi qu’une copie. Cet archivage constitue un repère sur le déroulé de la procédure et une base documentaire précieuse s’il devait être nécessaire de faire valoir ses droits. 
•  Pratiquer une relecture systématique des réponses avant envoi : cela, pour éviter les erreurs, s’assurer qu’il s’agit bien des versions définitives et enfin pour vérifier que toutes les demandes ont été traitées.